Question 1

Wie bilde ich einen Wartungsvertrag mit monatlicher Pauschale ab?

Accepted Answer

Sie legen den Vertrag einmal als Dauerauftrag an mit Rhythmus (monatlich, wöchentlich, Mo/Mi/Fr), Pauschale und Leistungen. Fachly legt jeden Termin automatisch im Tagesplan an, der Hausmeister hakt die Aufgaben ab. Am Monatsende erzeugt Fachly die Sammelrechnung mit Pauschale plus aller dazugekommenen Posten — saubere WEG-Abrechnung garantiert.

Question 2

Kann ich mehrere Objekte einer Hausverwaltung in einer Rechnung zusammenfassen?

Accepted Answer

Ja, das ist sogar der Standard. Pro Hausverwaltung legen Sie alle WEGs oder Liegenschaften an, am Monatsende drücken Sie auf Sammelrechnung und bekommen ein PDF, in dem jede WEG mit eigener Position erscheint. Die Verwaltung sieht sofort, welcher Posten zu welchem Objekt gehört, die WEG-Abrechnung im Frühjahr läuft ohne Rückfragen.

Question 3

Wie funktioniert die Foto-Doku am Müllraum oder Außenanlage?

Accepted Answer

Der Hausmeister fotografiert mit dem Handy direkt im Auftrag. Vorher/Nachher-Bilder, GPS und Zeitstempel werden automatisch zugeordnet. Die Verwaltung sieht im Auftrags-Detail die Bilder als Beleg — wichtig, falls ein Mieter sich beschwert oder der Beirat Rückfragen hat.

Question 4

Was, wenn der Hausmeister im Keller keinen Empfang hat?

Accepted Answer

Stempeluhr, Foto-Aufnahmen und Material-Erfassung laufen offline. Sobald das Handy wieder Empfang hat, synchronisiert Fachly automatisch — gerade in Tiefgaragen und Heizungskellern alter Mehrfamilienhäuser ist das Standard.

Question 5

Wie rechne ich Notdienst am Sonntag oder in der Nacht ab?

Accepted Answer

Sie hinterlegen Notdienstpauschale und Wochenend- oder Nachtzuschläge in der Preisliste. Beim Notdienst-Einsatz wählen Sie den Tarif, Fachly rechnet automatisch — die Rechnung an die Verwaltung oder den Mieter ist Montag früh fertig, mit GiroCode bei Privatzahlung.

Question 6

Können meine Hausmeister Material direkt am Objekt erfassen?

Accepted Answer

Ja. Glühlampen, Schmierfett, Reinigungstücher legen Sie einmal mit Sonepar- oder Hagebau-Preis im Stamm an. Der Hausmeister wählt am Objekt aus, die Position taucht automatisch in der Sammelrechnung am Monatsende auf — keine Excel-Liste mehr am Sonntagabend.

Question 7

Wie funktioniert das, wenn ein Mieter eine Eilreparatur direkt zahlt?

Accepted Answer

Sie legen einen separaten Auftrag auf den Mieter als Privatkunden an, machen Stunden und Material drauf, am Ende ist die Rechnung mit GiroCode fertig. Der Mieter scannt mit der Banking-App, das Geld ist meist am selben Tag auf dem Konto — die WEG bleibt sauber außen vor.

Question 8

Lässt sich die Stundenliste an mein Lohnbüro exportieren?

Accepted Answer

Ja. Stempeluhr-Zeiten pro Mitarbeitendem und Auftrag exportieren Sie als CSV oder PDF. Mit dem DATEV-Export geht eine Lohn-Datei direkt an Ihr Lohnbüro — die Pause nach §4 ArbZG schlägt Fachly bei mehr als 6 Stunden automatisch vor, damit der Stundenzettel ArbZG-konform bleibt.

Question 9

Funktioniert das auch für eine kommunale Liegenschaft mit XRechnung-Pflicht?

Accepted Answer

Ja. Markieren Sie den Auftraggeber einmal als öffentlich (Stadt, Kommune, Schule), danach geht jede Rechnung als XRechnung 3.0.2 XML zusätzlich zum PDF mit raus. Die Buchhaltung der Stadt akzeptiert die Rechnung ohne Rückfrage, weil das Pflicht-Format eingehalten ist.

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