Question 1

Wie lege ich einen Pflegevertrag mit monatlichem Mähen als Dauerauftrag an?

Accepted Answer

Sie legen den Vertrag einmal als Dauerauftrag an mit Rhythmus (alle 14 Tage, monatlich, zweimal pro Jahr) und Pauschale oder Stundensatz. Fachly legt jeden Termin automatisch im Tagesplan an, der Mitarbeiter hakt nach dem Mähen ab. Am Monatsende erzeugt Fachly die Sammelrechnung mit Pauschale plus dazugekommenen Posten — saubere WEG-Abrechnung garantiert.

Question 2

Wie funktioniert die Vorher/Nachher-Foto-Doku bei einer Pflasterung?

Accepted Answer

Der Mitarbeiter fotografiert direkt im Auftrag am Handy. Vorher, Aushub, Tragschicht, Pflastern, Nachher, Bepflanzung — sechs Bilder reichen meistens. Jedes Bild bekommt automatisch GPS-Position, Zeitstempel und einen SHA-256-Hash. Per Klick hängen Sie das Foto-Album als PDF an die Rechnung — der Privatkunde hat eine Erinnerung, der Bauträger einen Beleg für die Bauakte.

Question 3

Lassen sich Maschinen-Stunden separat zu Mitarbeiter-Stunden erfassen?

Accepted Answer

Ja. In der Stempeluhr wählt der Mitarbeiter beim Einstempeln die Tätigkeit (Pflastern mit Rüttelplatte, Mähen mit Aufsitzmäher, Bagger-Einsatz). Die Stunden landen mit dem hinterlegten Maschinen-Stundensatz in einer eigenen Position — der Kunde versteht: Maschinen-Einsatz ist nicht gleich Stundensatz Mitarbeiter.

Question 4

Funktioniert Fachly auch für eine spontane Bauschmuck-Pflanzung an einem Tag?

Accepted Answer

Ja, das ist ein klassischer Tagesauftrag — Aufmaß im Garten, Material aus der Baumschule (als Position erfasst), Pflanzen plus Stundensatz, Anwurzel-Pflege als Pauschale. Die Rechnung mit GiroCode ist am Abend fertig.

Question 5

Können meine GaLaBau-Mitarbeiter das Handy auch im Garten ohne Empfang bedienen?

Accepted Answer

Ja. Stempeluhr, Foto-Aufnahme und Material-Erfassung laufen offline — sobald der Mitarbeiter wieder Empfang hat, synchronisiert Fachly automatisch. Auch bei großen Außenanlagen ohne LTE oder hinten im Garten gilt das.

Question 6

Wie rechne ich Notdienst-Einsätze nach Sturmschaden ab?

Accepted Answer

Sie hinterlegen Notdienstpauschale und Wochenend-/Nachtzuschläge in der Preisliste. Beim Notdienst-Einsatz wählen Sie den Tarif, Maschinen-Einsatz wie Bagger oder Häcksler kommt als eigene Position — die Rechnung an die Versicherung oder den Privatkunden ist Montag früh fertig, mit Foto-Doku des Schadens als Anhang.

Question 7

Kann ich für mehrere WEGs einer Hausverwaltung eine Sammelrechnung erstellen?

Accepted Answer

Ja. Pro Hausverwaltung legen Sie alle WEGs oder Liegenschaften an, am Monatsende drücken Sie auf Sammelrechnung und bekommen ein PDF, in dem jede WEG mit eigener Position erscheint. Die Verwaltung sieht sofort, welcher Posten zu welchem Objekt gehört, die WEG-Abrechnung im Frühjahr läuft ohne Rückfragen.

Question 8

Funktioniert das auch für die Stadtgärtnerei als öffentlichen Auftraggeber?

Accepted Answer

Ja. Markieren Sie den Auftraggeber einmal als öffentlich (Stadtgärtnerei, Bauamt, Schule), danach geht jede Rechnung als XRechnung 3.0.2 XML zusätzlich zum PDF mit raus. Die Buchhaltung der Stadt akzeptiert die Rechnung ohne Rückfrage, weil das Pflicht-Format eingehalten ist.

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